守望者

會議常常被認為是工作中的效率洼地,不知在家辦公的你是否仍被低效(甚至更低效)會議所困擾著。我總結了幾招,有望避免會議冗長、疲勞,與君共勉。如果大家嘗試使用,期望使用之后回來交流分享下,看如何可以繼續優化會議體驗。

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1.Before:這個會,非開不可嗎?

為了確保會議是非開不可的,會議發起者(大多數情況下也是會議主持人)在決定發起會議前,要明確的知道此次會議的類型及目標,只有這點是明確的、且適合會議討論溝通的,本次開會才是有必要的。比如收集某些意見資料,就可以通過協同文檔等方式在線收集,成員們可以異步進行,不需要同時在一起溝通交流,就沒必要特意開會。
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會議類型通常有問題討論、決議決策、通報事項等種類,類型加上具體內容,就構成了本次會議的目標。
即便會議非開不可,時間也應盡量縮短。畢竟多數會議的最終目的也是推進事項的落地執行。越少時間花費在討論上,就可以有越多的時間干活執行。不然的話上班時間被侵吞的太多,實際的活兒計就得加班來干了。
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2.Before:兩手空空就去開會嗎?

當然不行!所有參會人會議前都要做好充分準備,這才有可能讓大家犧牲出來的這段時間發揮出1+1>2的效果。
具體來說,
會議發起者:需要做好預估會議時長、預約參會者時間、通知會議目標、分發閱讀材料、提醒準備內容、準備物料設備等準備工作。
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參會人員:發起會議時,根據會議的內容目標就可以確定需要參會的人員。參會人員應盡量精選、與目標直接相關。成員越少,管理難度越低,會議越容易落實到行動。
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另外,個人感覺要注意此會議領導是否會旁聽/參與/主持,在進行會議通知時也需要告知其他參會人員,讓大家有一定的心理準備與資料準備。
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關于時間:通常需要協調參會人員的時間來確定?,F在很多辦公軟件會同步同事們的日程安排,可以選擇大家都空閑的時間安排會議。如果無法借助這些工具,預約參會者時間時,可以優先單獨預約重要參會人,協調其他次要/旁聽參會人。
另外,時間點、會議內容的通知應提前至少24小時,讓大家有空間調整自己的工作計劃,同時有時間了解、準備會議相關內容。建議開會時間點選擇在上下午上班后的1小時后,這樣大家既能夠得到較好的修整,還有一定的時間再準備準備參會內容。
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除了會議發起者,參與者也有許多內容需要準備:根據會議目標、發起者提醒,來閱讀并同步背景信息、做出一定的決策或方案構思。這樣既可以避免會議上耗費時間介紹背景知識,也可以避免會上短時間的思考不夠全面、返工重來,總之可以更快更好地推動決策。?
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3.Ing:議程節奏把控

開會過程中,主持人十分關鍵,需要把控整個議程節奏不要跑偏。會議的議程一般包括:

  • 1. 背景、目的簡介;
  • 2. 補充提供相關信息;
  • 3. 表達觀點;
  • 4. 達成一致。
主持人需要根據預估的會議時長,要估計好每個部分的耗時,并在開會過程中嚴格把控,一旦發現時間鄰近,要及早收尾。避免大會下面開小會、陷入細節等,都是需要注意的問題。當主持人對此把握不佳時,參會的我們也可以適當地提醒大家回歸會議節奏。另外,考慮到人的注意力是有限的,一般20-30分鐘內注意力會比較集中,當會議目標較大、時長較長時,可以將目標分割成幾部分來討論決策,逐個破解。?
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4.Ing:用「設計思維」來開會

設計是識別問題、解決問題的過程,那么針對開會疲勞這個問題,同樣可以引入設計思維和方法來解決。如谷歌的設計沖刺、SMART原則(Specific/明確性、Measurable/可衡量、Attainable/可實現、Relevant/相關性、Time-bound/時限性),都是可以應用在會議上的模式或原則。除此之外,會議也應該不斷地被迭代優化,保證它與當前團隊和任務目標契合度最佳。
在此想介紹一種非常非常落地的方法,翻譯過來名為「閃電決策法」,步驟主要包括:
1.?每人單獨列出自己待解決的問題;
2.?逐一闡述問題;
3.?投票選擇最應該解決的問題;
4. 將該問題標準化,轉化為可執行的任務;
5.?每人單獨為該問題提供盡可能多的解決方案;
6.?投票選擇最佳的解決方案;
7. 將解決方案按得票數整理;
8. 評估各方案的投入/產出比,決定執行排期。
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該方法將問題的提出與排序、解決方案的提出與排序這些核心討論環節都落實到每個人頭上,將思考過程并行、將決策過程收攏,充分調用所有參會人員的思考,同時避免過程中兩兩溝通的時間損耗,可以準確、有效地定位關鍵問題、產出解決方案。類似地可以應用到會議中的方式肯定還有很多,希望你的團隊可以迭代出最適合你們工作模式的開會方式。?
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思路3:轉化負面情緒

行百里者半九十。會議臨近結束以及剛結束的部分,是關乎會議成效的重要部分。具體來說,在會議決策看似達成一致時,一定要請相關執行者表態,看對決策是否存有疑惑、執行起來是否有困難、可完成的時間等,確保決策在會后可以順利推進。當你作為決策執行者時,有疑慮或需要支撐的部分,也一定要在會上提出,因為排除執行過程中的疑慮、支撐推進是會議的核心目標。
會后,會議發起者應及時地將會議紀要同步給所有參會人員,以強化會中的決策與安排。通常需要明確指出的是核心議題、關鍵結論(如要達成的目標、具體任務及任務負責人)、時間節點、待商討的事項及負責人等。對于具體任務、待商討事項還應根據時間節點和負責人持續跟蹤推進,并且及時通報。?
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劃重點

本文從開會不同階段的5個角度提出了提高效率與質量的建議,希望可以幫助迭代優化現有的開會方式,節省時間來磕圖。具體包括:
  • 1. 確定會議的必要性;
  • 2. 主持人和參會者在會前都應做好充足準備;
  • 3. 會議過程中,要把控議程與節奏,有緊迫感地思考解決問題;
  • 4. 同時,有許多設計思維方法很適合在會議中促進群策群力,避免群體心理和行為的影響;
  • 5. 會議后半段及結束后,要注意對落地執行的最終確認、對核心決策點的記錄通報,保證會議決策可以推進下去。

 

原文地址:海鹽社(公眾號)
作者:鶴一

轉載請注明:學UI網 » 5個角度,幫你從疲勞項目會議中解脫

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